査定前に、すべての書類を揃える必要はある？
「家を売りたいけれど、権利証が見つからない。相談できない？」。書類は、査定・契約・決済の3段階で確認すると整理できます。不足があっても相談は始められますが、紛失や名義の問題は早めに伝えましょう。
全国共通の一覧だけで、全員の必要書類が決まるわけではありません。物件の種類、共有者の有無、相続や住所変更、ローンの状況によって追加資料が変わります。仲介会社と司法書士に、自分の取引の一覧を作ってもらうのが出発点です。
まずは「ある・ない・取り寄せ中」に分ける
次の表は準備の目安です。すべてが契約成立の必須条件という意味ではなく、調査・説明・登記のどこで使うかを整理しています。
| 時期 | 先に確認する資料 | 用途 |
|---|---|---|
| 査定・売却相談 | 購入時の契約書、間取り図、固定資産税の通知書、ローン残高資料 | 物件条件と費用・返済の確認 |
| 売買契約前 | 境界・建築・管理関係の資料、修繕履歴 | 買主への説明と売却条件の調整 |
| 決済・登記前 | 本人確認書類、登記識別情報または登記済証、実印・印鑑証明書など | 本人・売却意思の確認、所有権移転の申請 |
手元にない資料は、取得先と担当者、必要な日をメモします。登記事項証明書は仲介会社などが取得する場合もあるため、自分で取る前に確認すると重複を防げます。
購入時の契約書や領収書は、売却後の税申告でも取得費を調べる資料になります。紛失しても直ちに取得費が売却額の5％に決まるわけではありません。取得費がわからないときの確認方法も参考にしてください。
マンション・戸建て・土地で追加資料が違う
マンションでは、管理規約、長期修繕計画、管理費・修繕積立金、滞納や工事予定などの確認が必要です。管理会社等に取り寄せる調査報告書は、発行にかかる日数と費用を個別に聞きます。
戸建てでは、建築確認済証・検査済証、設計図、増改築や修繕の記録を探します。ない場合には、自治体等に確認できる記録があるかを仲介会社と調べます。「書類がない」ことと「違法な建物である」ことを同じ意味にしないでください。
土地や戸建てでは、測量図・境界確認書、私道や通行に関する資料も確認します。確定測量がすべての売却で一律に必須とは限りません。資料の有無、現地の状況、買主との条件によって、必要な調査と費用負担を決めます。
権利証は、所在と対象の不動産を先に確認する
通称「権利証」には、従来の登記済証と登記識別情報通知があります。持っている書類が、今回売る土地・建物や共有持分に対応するかを確認してもらいましょう。登記事項証明書は登記内容を示す書類で、権利証とは別です。
登記上の住所・氏名が現在と違う場合は、住民票や戸籍の附票などでつながりを示す資料と、変更登記の確認が必要になります。相続した家なら相続登記、ローンが残る家なら返済と抵当権抹消の段取りも並行して進めます。
共有物件を全体として売るときは、各所有者の本人確認と意思確認が必要です。書類の通数や面談方法は個別に確認し、遠方の人がいる場合も決済直前まで待たないようにします。
注意点：権利証をなくしても、すぐ売却不能にはならない
登記済証・登記識別情報は再発行できません。ただし、茨城司法書士会の案内が説明するように、別の本人確認方法で登記を申請できます。
不動産登記法23条には、法務局から本人への事前通知、司法書士等の資格者代理人による本人確認情報、公証人の所定の認証という仕組みがあります。後の二つも、登記官が内容を相当と認めるなどの条件があります。
事前通知は、登記申請後の確認手続きを経るため、代金の支払いと登記をどう合わせるかが課題になります。どの方法を使えるか、面談や資料の準備、追加費用と必要日数を司法書士に確認してください。免許証のコピーだけで権利証の代わりになるわけではありません。
印鑑証明書は、登記申請日に合わせて取得する
売主が司法書士に委任して売買による所有権移転登記をする一般的なケースでは、委任状に押す実印の印鑑証明書が必要です。不動産登記令18条は、添付する証明書を作成後3か月以内と定めています。
これは、印鑑証明書そのものがあらゆる用途で3か月後に無効になるという意味ではありません。登記申請時に使えるものを、予定日と必要通数を確認して取得します。決済が延期されたら取り直しが必要かも確認しましょう。
固定資産評価の資料も、必要な年度・形式を司法書士に聞いてから取得します。自治体の発行手数料や本人確認情報の報酬などを合算した一律の「書類代」はありません。
紛失は早く伝え、期限のある証明書は日程に合わせます。
よくある質問
Q. 古い紙の登記済証は使えますか？
今回の登記に対応する有効な登記済証なら、古い形式でも利用できます。書類の表紙だけで判断せず、司法書士に確認してもらいます。
Q. 契約書類はすべて原本を渡しますか？
調査段階は写しで足りるものもあります。原本が必要な資料と提出先を確認し、控えを残してください。
Q. 決済日に書類を持って行けば間に合いますか？
当日初めて確認すると、不足や不一致で手続きが止まるおそれがあります。事前確認の期限を決め、原本の持参物を最終チェックしましょう。